Chuẩn bị cho hội nghị thành công cần những yếu tố gì

Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Để làm được điều đó thì khâu chuẩn bị phải vô cùng quan trọng. Vậy chuẩn bị cho hội nghị thành công cần gì? Hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Các bước chuẩn bị cho hội nghị thành công

Xin phép tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị, bạn cần xin phép của cấp trên tùy thuộc vào quy mô của từng hội nghị. Nếu bạn tổ chức hội nghị cấp trường, cấp công ty, nội bộ thì chỉ cần có quyết định của ban giám hiệu trường hoặc ban lãnh đạo công ty. Nếu bạn tổ chức hội nghị cấp phường, quận hay cấp quốc gia thì cần sự cấp phép của cơ quan có thẩm quyền.

Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị

Việc xin cấp phép để tổ chức hội nghị rất quan trọng. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp, tổ chức đối với chính quyền địa phương, sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi hơn. Khi có sự cố xảy ra bất ngờ trong quá trình thực hiện sẽ được chính quyền hỗ trợ để xử lý ổn thỏa.

Chuẩn bị nội dung hội nghị

Hội nghị là một quá trình thảo luận về một vấn đề chung, họp bàn để đưa ra kết quả thống nhất vấn đề. Một buổi họp thì không thể thiếu giấy tờ, tài liệu liên quan để mọi người có cái nhìn chính xác nhất về các vấn đề được nêu ra.

Vì vậy, khâu chuẩn bị cho hội nghị cần soạn đủ tài liệu với số lượng người tham gia, tài liệu phải được sắp xếp theo thứ tự buổi họp để người tham gia dễ dàng theo dõi, nội dung rõ ràng, dễ hiểu, sếp ngay ngắn để thể hiện sự tôn trọng với mọi người. Ngoài ra, nếu bạn cần sự mạch lạc và chuyên nghiệp có thể liên hệ công ty tổ chức sự kiện để được hỗ trợ tận tình.

Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm chuẩn bị cho hội nghị được tổ chức không quá khó để tìm kiếm. Điều quan trọng là phải phù hợp với chủ đề, số lượng người tham gia, đặc biệt là chi phí tổ chức.

  • Trung tâm hội nghị

Các trung tâm hội nghị được đầu tư thành lập với mục đích là phục vụ cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo hay tiệc cưới, sinh nhật. Các trung tâm này thường nằm những vị trí đắt địa ở trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di lại của mọi người. Thông thường các trung tâm có cung cấp các gói dịch vụ hỗ trợ tổ chức hội nghị là các bữa tiệc tea-break. Do đó, lựa chọn trung tâm hội nghị là một ý kiến tốt cho buổi hội nghị, hội thảo của doanh nghiệp.

Trung tâm hội nghị

Trung tâm hội nghị

  • Khu du lịch

Doanh nghiệp có điều kiện về thời gian và kinh phí tổ chức có thể lựa chọn các điểm du lịch cho chương trình chuẩn bị cho hội nghị được tổ chức. Sự sáng tạo trong công tác tổ chức sẽ mang lại hình ảnh mới, đẹp đẽ trong mắt khách hàng, đối tác, nhân viên. Như một món quà tri ân mà ban lãnh đạo gửi đến những người gắn bó với công ty.

Hiện nay, các nhà hàng, khách sạn cao cấp tại các khu du lịch, nghỉ dưỡng luôn xây dưng các phòng họp chuyên nghiệp để phục vụ khách hàng. Nên đừng quá lo lắng về cơ sở vật chất cho những buổi họp.

 

  • Khu resort

Các khu resort yên bình chưa bao giờ là lựa chọn tồi cho các sự kiện tổ chức với số lượng người tham gia lớn. Tổ chức hội nghị, hội thảo cũng không ngoại lệ, với quang cảnh đẹp, thơ mộng, yên bình sẽ thu hút sự quan tâm của các khách mời. Ngoài công việc, còn có thể thư giãn, như một chuyến du lịch ngắn. Rất tiện lợi về mọi mặt sẽ đem tới sự thành công cho hội nghị, hội thảo.

 

  • Phòng họp doanh nghiệp

Các doanh nghiệp quy mô lớn thường có phòng họp riêng cho các cuộc họp định kỳ của doanh nghiệp. Cũng là một lựa chọn tiết kiệm chi phí tổ chức, tuy vậy, với các cuộc hội nghị lớn thì những phòng này sẽ không đáp ứng được số lượng, nên những lựa chọn phía trên sẽ là những lựa chọn thay thế.

Trung tâm hội nghị

Trung tâm hội nghị

Quảng bá sự kiện

Quảng bá tuyên truyền sự kiện là việc vô cùng cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp, vừa giới thiệu về chủ đề sắp tới, vừa đưa hình ảnh của doanh nghiệp tới gần với mọi người hơn. Tạo hiệu ứng tốt cho hội nghị thu hút hào hứng của người tham gia và giới truyền thông. Một hội nghị ý nghĩa, mục đích rõ ràng gây thiện cảm tốt của xã hội đối với doanh nghiệp. Có thể quảng bá sự kiện qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội,…

Chuẩn bị cho hội nghị thành công cần gì là chủ đề mà Tạp chí M-mosaic muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng bạn có thể tham khảo và chuẩn bị cho hội nghị của mình thật tốt!

Xem thêm
“Trạm dừng chân” cho tết Trung Thu Singapore 2019
Những địa điểm không thể bỏ qua vào đêm Giáng Sinh được
Tết Trung Thu trong suy nghĩ của người nước ngoài

5 (100%) 1 vote

Đăng bởi pbnadmin vào