Chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng

Thư mời hội nghị khách hàng là vật đầu tiên tiếp cận khách hàng mở đầu ấn tượng cho một sự kiện hội nghị. Do đó, cần đặc biệt quan tâm từ nội dung tới hình thức trang trí trên thư mời. Hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu công đoạn chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng như thế nào nha.

Các bước chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng

Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải

Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải là bước vô cùng quan trọng trong khâu chuẩn bị, vì đây là phần sẽ được in rõ nét, ở nơi bắt mắt nhất trên thư mời. Trên thư mời, phải đưa ra được đầy đủ thông tin cơ bản cần có, những thông tin chính ngắn gọn nhưng vẫn bao quát được nội dụng sự kiện.

Ngoài ra, thư mời phải đảm bảo được sự phù hợp, sang trọng và phải có nét riêng để lại ấn tượng trong mắt khách mời để họ có hứng thú tham dự.

thu-moi-hoi-nghi-khach-hang

Thư mời hội nghị khách hàng

Xác định người tham gia

Sau khi đã xác định được nội dung và thông điệp, kế tiếp doanh nghiệp cần lên danh sách khách mời cụ thể, liệt kê thông tin từng người để tiện cho việc quản lý và tránh việc bỏ xót hoặc sai thông tin. Vì nhiều khách hàng khó tính, họ sẽ thấy không được tôn trọng nếu in sai thông tin của họ.

Việc xác định người tham gia phải chính xác, đúng tiêu chí và định hướng doanh nghiệp đặt ra. Tránh trường hợp mời đại, mời quá nhiều, nhưng những khách hàng đó không hứng thú với chủ đề sự kiện dẫn đến loãng chương trình.

Khi đã xác định được thành phần tham dự, quý doanh nghiệp sẽ có căn cứ để thiết kế hình thức thiệp mời phù hợp với các đối tượng, để tiến hành và chuẩn bị thư mời.

Lên bản thảo thư mời

Dựa vào những thông tin và kế hoạch đã được soạn ở những công đoạn trên. Doanh nghiệp cần lên nhiều bản mẫu thư mời tổ chức hội nghị khách hàng. Phác thảo từ 3-4 mẫu thư theo chủ đề đã định sẵn, mỗi mẫu mang một phong cách và kiểu dáng khác nhau. Sau đó trình lên ban lãnh đạo, để họ có lựa chọn phù hợp nhất cho sự kiện sắp diễn ra.

ban-thao-thu-moi

Bản thảo thư mời

Kiểm tra lại thư mời

Sau khi hoàn tất các công đoạn, đừng quên kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Tất cả những thông tin, hình ảnh, nội dung được ghi trong thư mời đều phải được kiểm tra để tránh những sai xót.

Đặc biệt thông tin về khách mời như tên họ hay chức vụ phải in thật chính xác. Vì đây là thông tin quan trọng nhất trên thiệp; chẳng may sai xót sẽ khiến khách mời không hài lòng. Bên cạnh đó, cần đối chiếu số lượng thiệp mời với danh sách khách mời đã khớp chưa. Phải thật tỉ mỉ như vậy, sẽ tránh được những thiếu xót không đáng có.

Gửi thư mời

Gửi thư mời là bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Ấy vậy, nếu không thực hiện đúng cách cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của sự kiện. Thông thường, thư mời phải được gửi đúng đối tượng, đúng địa chỉ, nên trực tiếp trao tận tay đối tượng để thể hiện tôn trọng với khách mời.

thu-moi-hoi-nghi-khach-hang-1

Thư mời hội nghị khách hàng

Lưu ý, thư mời cần được gửi trước sự kiện diễn ra từ 7-10 ngày. Việc này sẽ thuận lợi cho khách mời sắp xếp thời gian tới tham dự hội nghị. Bên cạnh đó, cũng hạn chế được rủi ro do việc gửi thư mời gặp sự cố. Vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, vừa để lại thiện cảm trong lòng khách mời.

Những bước chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng tưởng chừng như đơn giản, nhưng cũng đòi hỏi sự cận thận trong từng bước. Phải làm hoàn hảo từ những việc cơ bản nhất để hội nghị có nền tảng vững chắc. Nếu doanh nghiệp thấy khó khăn trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, hãy liên hệ ngay Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.

Xem thêm tham khảo
Chuẩn bị cho hội nghị thành công cần những yếu tố gì

5 (100%) 1 vote

Đăng bởi pbnadmin vào